Arrêtez d'ennuyer les gens avec ces messages d'accueil et d'approbation par e-mail

L'étude révèle des non-non étonnamment importants, tels que Cheers, Cordialement et Joyeux vendredi !

Arrêtez d

Le courrier électronique peut être une méthode de communication informelle, mais parfois les expéditeurs vont un peu trop loin. Par exemple, je reçois régulièrement des e-mails de personnes que je n'ai jamais rencontrées et qui commencent par Hey Steph. Ma famille, mes amis et mes collègues m'appellent Steph, mais un étranger ne devrait pas être si rapide à se familiariser. Et Hé ? Je ne veux pas avoir l'air tendu, mais l'ensemble de l'accueil est un peu ennuyeux.



Il s'avère que je ne suis pas le seul à ressentir ça. Perkbox Insights , une plateforme d'expérience employé, récemment menée une nouvelle étude de 1 928 adultes employés pour savoir quelles salutations et fermetures les ennuient le plus, et Hey est en tête de liste. Parmi les autres ouvertures irritantes, citons Happy Friday et To who it may concern, qui semble vague mais formel.

Accueillir votre destinataire

L'e-mail de travail parfait, selon l'étude, commence par Hi. D'autres salutations de bienvenue incluent bonjour ou après-midi, bonjour et cher.



Commencer par Hi signifie que l'expéditeur est heureux d'interagir avec le destinataire et veut commencer de manière positive, dit Jill Panté , directeur de la Centre de services de carrière du Collège Lerner à l'Université du Delaware à Newark, Delaware.



Mais commencer par Hey, surtout si un nom n'est pas inclus, va vite agacer. S'il vous plaît, ne vous adressez pas à moi comme 'Hé,' dit Panté. J'ai un nom, alors veuillez le rechercher avant de m'envoyer un e-mail.


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Cependant, le simple fait d'utiliser son nom suivi d'une virgule ou de deux points met Panté mal à l'aise. J'ai l'impression d'être appelée au bureau du directeur parce que j'ai des ennuis, dit-elle. Ce n'est peut-être pas l'intention de l'écrivain, mais c'est ainsi que je l'interprète personnellement. Cela semble moins personnel et plus transactionnel car il est toujours suivi d'une demande ou d'une demande. Il y a peu ou pas de bavardage dans l'e-mail, comme « J'espère que vous avez passé un bon week-end », et établir une relation ne semble pas aussi important.



Il est utile de connaître votre public et de créer un message approprié, explique Laura Persky, doyenne associée de la École d'études professionnelles du Manhattanville College à Purchase, N.Y. Je recommande d'essayer de faire correspondre le ton ou le style de la personne à qui vous écrivez si vous le pouvez.

Comment se déconnecter

Selon l'étude, la meilleure façon de signer votre e-mail est avec Kind Regards. D'autres bons choix sont Merci ou Cordialement. Les pires approbations d'e-mails professionnels sont Love, Warmly, Cheers et Best.

Rachel Loock, directrice associée du coaching de carrière, de la programmation et de la sensibilisation du MBA pour cadres pour le Robert H. Smith School of Business de l'Université du Maryland à College Park, Maryland, met également en garde contre l'utilisation de salutations chaleureuses ou chaleureuses.



Le contenu de l'e-mail n'a peut-être rien à voir avec des personnes considérées comme chaleureuses, dit-elle. Et « Cheers » n'est acceptable que si vous êtes britannique, australien ou si vous proposez d'acheter un verre au destinataire plus tard.

Elle ajoute que terminer un e-mail par Merci d'avance est présomptueux : cela suppose que quelqu'un va répondre à la demande que vous avez demandée dans votre e-mail, dit Loock.

Si votre e-mail contient une grande quantité d'informations, il peut être judicieux d'en tenir compte dans votre clôture, suggère Panté. Pour ces e-mails plus compliqués, j'écris généralement quelque chose en guise de conclusion comme « J'espère que cela a du sens pour vous et je m'explique de manière appropriée. » Si vous avez des questions ou pensez qu'un appel téléphonique serait préférable, n'hésitez pas à me le faire savoir,' elle dit. En fermant un e-mail, n'oubliez pas de transmettre votre appréciation pour la personne et l'aide qu'elle a fournie. Il est toujours agréable d'arriver à la fin d'un e-mail pour voir que la personne qui l'a écrit a pris le temps de reconnaître votre travail acharné.

Ne sautez pas les subtilités

Le risque d'ennuyer votre destinataire peut vous effrayer et vous pousser à sauter le message d'accueil ou à fermer, mais pécher par excès de prudence peut se retourner contre vous. Plus de la moitié des participants à l'étude ont déclaré que ne pas saluer le destinataire est la pire façon de commencer un e-mail, et 44% des personnes déclarent qu'aucune signature n'est la pire.

Si vous ne signez pas votre e-mail, Panté dit que le lecteur pourrait supposer que vous êtes paresseux, que vous ne savez pas comment configurer une signature d'e-mail ou que vous n'avez pas le soin ou le respect de considérer que cela serait utile au lecteur de savoir qui vous êtes.

Les e-mails sont facilement partagés, dit Persky. Il est important de faire l'effort de créer une communication professionnelle, bien écrite et relue, car vous ne savez jamais qui finira par la voir.